デスクの周りを整理整頓しよう!
笑顔で仕事がはかどることうけあい

ペーパーレスの会社が増えている昨今ですが、いまだ紙ベースの会社も少なくありません。書類の山に埋もれたデスク、小物が乱雑に散らかっているデスク、なんだか気分が滅入ってしまいませんか?すっきり整理整頓して、出勤時から張り切って仕事に取り組めるようなデスク周りにしてみましょう。

デスク周りの整理整頓は面倒ではない

整理は面倒と思いがちで、ついつい後回しになって結局デスクの上が山積み状態になっていませんか?

片付けるといっても特に細かいルールはなく、自身の業務遂行の上で効率の良い作業条件を整えるだけなのでぜひ挑戦してみてください。

かわいいグッズや便利なアイテムをセリアやダイソーで手に入れて活用するのも良いですね。

デスク周りをおしゃれに整理

オフィスのデスクというと堅苦しい感じがしますが、目立たぬところにキャラクターなどのシールが貼ってあるとなんだか楽しくなりますよね。

デスクの上には基本パソコンと電話以外の余分な物は置かないのが原則ですが、連絡用の携帯・スマホなどの必須アイテムには、デスクの隅に重ねられる小さめのトレーやファイルスタンドの活用もいいでしょう。

デスクマットの下には尋ねられたら即座に答える必要のあるもの以外は挟まないようにしましょう。メモ用紙はそのまま連絡票に使えそうですが、紛失や散らかる原因になるので個々の連絡帳かメールやチャットなどを活用しましょう。

デスクの引き出しも上手に仕切ろう

デスクの引き出しに、蛍光ペンやクリップ・定規・印鑑などが雑然と入っていませんか?仕切りや小さいボックスを自分なりに工夫して、印紙や切手を仕分けるのと同じ感覚で整理してみてください。

利き手の引き出しには、開けるとすぐに出せるようにペンやメモ用紙を準備しておくのがオススメ。電話は利き手と反対側に置いてあることが多いので、急な電話対応時にも便利です。

取り出す物の形に合わせてくり抜けるスポンジを利用すると、もっと綺麗に整理することができるでしょう。

書類の分別と破棄は重要

一番頭を悩ませるのが大量の書類ですが、これも簡単に整理が出来ます。

  • 過去形の書類
    過去の領収書、請求書等保存期間が定められている書類、契約書、業務提携書類、完成図、図面など保存の必要な書類は保管庫へ
  • 現在進行形の書類
    企画書、報告書、稟議書、会議用書類、有効期限内の見積書、などはデスクの深い引出しにファイルボックスにインデックスを付けた仕切りを使用すると便利です。
  • 使う予定のある書類
    近い将来あるいは期日が来たら使用する書類はデスクの引出しに期日ごとのインデックスを付けたカラーファイルなどに保管すると良いでしょう。
  • 再入手困難な書類
    今は使用していないが再入手困難で将来どうしても必要な書類はインデックスを付けて保管庫へ納めましょう。
  • 過去に使用した参考資料や過去の原本の複製などはすぐに破棄しましょう。

書類の仕分けはカラーファイルで

保存が必要な書類もカラーファイルなどで保管庫に立てて並べておきます。また現在進行形の書類でも修正や記入の必要がなく閲覧だけのものは、手元に置く場合でもファイリングしてしまいましょう。

カラーファイルの使用は、色分けを徹底することが時間のロスを防ぐコツです。同じ色を2種類以上の書類で使う必要が出たときは、背表紙に出来るだけ大きな文字の色付き見出しを貼り付けることで間違いが防げます。

ファイルボックスなどの整理グッズを利用しよう

なげこみBOXとも呼ばれるファイルボックスは、期日を記入した仕切り板を利用したものと、書類別の仕切り板を利用した物の2種類を用意すると便利です。またボックスの中で個別ホルダーを使用すると、ホルダーごとに引き出せて便利です。

郵便物は届いた日に開封するのが基本ですが、終業間際に郵便やメール便が届いた場合には、投げ込みボックスを利用して翌朝一番に開封しましょう。

シュレッダー、ごみ箱は利き手側に

書類やごみをため込まないことが整理の原則。ごみ箱が作業の動線上にないと後回しになってしまいがちなので、必ず利き手側に置きましょう。

シュレッダーは少し離れた位置にある方が誤処理を防ぐためには良いですが、これも利き手方向にあると便利です。個人情報の記載されたものなど、不要な書類はためらわずシュレッダーにかけましょう。

美しいデスクで楽しく仕事

パソコンの2画面を利用して作業する人は、ますますデスクが手狭になってしまいますが、美しく整頓されたデスクで作業をすることで仕事の効率化がはかれます。

また、上司や同僚に質問されたとき即座に回答できるようにパソコンに必要資料を保管することをおすすめします。プレゼンなどの資料は端末で閲覧できるようにするなど、不要な紙を増やさずに、すっきりした机で楽しい業務を行うことを心がけてください。

最後に機密情報書類や個人情報書類は鍵のかかる保管場所を選ぶことは必須なので、注意してくださいね。