「Googleカレンダー」でスケジュール管理!
仕事とプライベート使いこなし術

数年前から紙のスケジュール帳はやめて、Googleカレンダーで予定を管理してい
ます。複数のクライアントからの仕事を請け負っているので、色分けすることで
A社の仕事なのか、B社の仕事なのか一目で分かるのでかなり便利。私の使いこなし術をご紹介します。

Googleカレンダーを使うようになった経緯

在宅で仕事をしているので、以前は卓上カレンダーに仕事の締切を書き込んでいました。手帳を使っていたこともあるのですが、手帳をいちいち開くのが面倒で卓上カレンダーを使うように。仕事で四六時中パソコンを使っているので、そのうち手書きすること自体が面倒になり、Googleカレンダーを使うようになりました。

iPhoneでもGoogleカレンダーを確認

出先ではiPhoneでGoogleカレンダーを確認するため、アプリを使っています。アカウントを同期することで、iPhoneで入力したスケジュールもそのまま反映してくれます。

最初はGoogle カレンダー純正のアプリを使っていたのですが、純正なのに使い勝手があまりよくなかったので「Calendars by Readdle」という無料のアプリを使っています。デザインや使い勝手はいろいろなものがあるようですが、私にとっての優先順位は、「パソコンで使っているレイアウトでiPhoneでも確認できること」。実際に使ってみて、自分に合うものを探してみるのをオススメします。

クライアントごとに仕事を色分け

スケジュールは自分さえ理解できればOKです。クライアントごとに色分けして、一目でどこの仕事なのか分かるように管理しています。プライベートと仕事のスケジュールを分けて管理している人も多いと思いますが、色分けしているので、プライベートの予定も同じカレンダーに入力しています。グループごとに表示しないようにすることもできるので、プライベートの予定は表示しないなど、切り替えることも可能です。

予定の詳細が記入できるので便利

例えば、「●月●日(金)Aショップで14:00から取材」という仕事があった場合。Aショップの電話番号、住所、取材内容、担当者名など必要な情報はたくさんあります。手書きの手帳にこれだけの情報を書き込むとなると、かなりのスペースが必要になります。

Googleカレンダーなら、編集ボタンをクリックすると、詳細情報をメモすることもできますし、添付ファイルを付けることも可能。iPhoneでも店名をタッチすると、その取材の詳細が表示されます。

毎週の予定は自動入力

毎週決まったスケジュールを入力する場合、手書きなら当然、毎回同じ予定でも書き込む必要があります。Googleカレンダーなら「毎日」「毎週●曜日」「毎月第●水曜日」「毎年●月●日」など繰り返す予定は自動入力にすることが可能です。

エステサロンを経営している友人に頼まれてGoogleカレンダーを設定したことがあります。スタッフが複数人いるので、オーナーが入力した予定をスタッフがタイムリーに確認できるようになったことで、とてもスムーズに仕事がはかどるようになったと感謝されました。まだまだ使いこなせていない機能もあると思いますが、今後も当分はGoogleカレンダーを使っていくつもりです。